Hinweisgebersysteme
Ein Hinweisgebersystem ist ein System, das die vertrauliche Abgabe von Hinweisen zu tatsächlichen oder potenziellen Verstößen ermöglicht. Hierbei kann es sich um Verstöße handeln, die entweder bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich begangen werden. Hinweisgebersysteme sind zudem Innovationstreiber und tragen zu Optimierungen der Prozesse im Unternehmen bei.
Hinweisgebersystem - Was ist das überhaupt?
Der Grundgedanke: Ein System, das die vertrauliche Abgabe von Hinweisen zu tatsächlichen oder potenziellen Verstößen ermöglicht. Doch was bedeutet das im Alltag?
Im Arbeitsalltag laufen Sie täglich Gefahr, Compliance-Verstöße zu begehen. Bekommt die entsprechende Aufsichtsbehörde einmal Wind davon, ist das Verfahren schnell eingeleitet. Die Bußgelder in einem solchen Fall sind nicht unbeachtlich.
Mit einem Hinweisgebersystem beugen Sie vor, indem Sie für Unternehmen einen Meldekanal eröffnen, um Missstände frühzeitig zu erkennen, aufdecken und optimieren zu können. Aber nicht nur das! Hinweisgebersysteme sind auch wunderbare Innovationstreiber! Wer kennt es nicht – man hat eigentlich eine super Idee, aber man traut sich nicht, diese dem direkten Vorgesetzen gegenüber zu eröffnen. Mit dem Hinweisgebersystem können Ihre Mitarbeiter somit auch schnell und einfach ihre Ideen einfließen lassen und bequem in den Ideenpool werfen. Die Erfahrung zeigt, dass durch die Eröffnung solcher Meldewege das Unternehmen nachhaltig optimiert werden kann!
Drehen Sie den Spieß um und machen Sie die Pflicht zur Tugend!
Die Frage des „ob“ wir ein Hinweisgebersystem brauchen, wird damit vom Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen mit einem klaren „ja“ beantwortet. Prüfen Sie für Ihr Unternehmen, ob Sie hierunter fallen!
Die Frage des „wie“ ist weniger deutlich beantwortet, gleichwohl gilt es hier bestimmte Mindestanforderungen an Hinweisabgabe, die Vertraulichkeit und die Bearbeitung von Hinweisen zu beachten. So muss ein Hinweis bspw. mündlich, schriftlich/in Textform oder auf Wunsch auch persönlich möglich sein.
Gemeinsam kommen wir ans Ziel! Wir bieten Ihnen den Full-Service für Ihr Unternehmen.
TIGGES DCO stellt dabei den First Level Support. Wir übernehmen für Sie die Einrichtung, Organisation und Überwachung des Hinweisgebersystems.
Unsere Kollegen von TIGGES Rechtsanwälte bilden den Second Level Support ab. Aus den diversen Fachabteilungen kümmern sich kompetente Rechtsanwälte um das jeweilige Verfahren.
Sie benötigen nur in Teilen unsere Unterstützung? Kein Problem! Sprechen Sie uns gerne an!
TIGGES DCO bietet Ihnen zusammen mit unserem Kooperationspartner smartvokat ein attraktives und zukunftssicheres Hinweisgebersystem. Nutzen Sie unsere webbasierte Plattform als ganzheitliche Lösung für die Meldeannahme, juristische Fallbearbeitung und digitales Reporting. Alle Meldungen werden durch speziell ausgebildete und auf die besondere Vertraulichkeit verpflichtete Mitarbeiter vertrauensvoll bearbeitet – dies Anonymität der hinweisgebenden Personen wird damit zu jeder Zeit sichergestellt.
EU-Whistleblowing-Richtlinie
Die Whistleblower-Richtline wurde zwischenzeitlich in nationales Recht gegossen, so dass Unternehmen unter bestimmten Voraussetzung zur Einführung eines Hinweisgebersystems verpflichtet sind. Finden Sie heraus, ob das Hinweisgeberschutzgesetz auch für Ihr Unternehmen greift und was zu tun ist.
Unternehmen mit über 249 Mitarbeitern + Umsetzungsfrist hängt von der Verkündung des Hinweisgeberschutzgesetzes ab (3 Monate nach Verkündung, voraussichtlich April 2023)
Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl von 50-249 Mitarbeitern + Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023
Die Folgen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorschriften sind erheblich!
Empfindliche Strafzahlungen durch Bekanntwerden eventueller Missstände
Reputationsschäden
Bei wesentlichen Verstößen – Bußgeldrahmen bis EUR 100.000,00
Ab dem 01.01.2023: Alle Unternehmen, die unabhängig von ihrer Rechtsform, ihre Hauptverwaltung, ihre Hauptniederlassung, ihren Verwaltungssitz oder ihren satzungsgemäßen Sitz in Deutschland oder eine Zweigniederlassung in Deutschland haben und mindestens 3.000 Mitarbeiter beschäftigen.
Ab dem 01.01.2024 verringert sich der Schwellenwert auf 1.000 Mitarbeiter.
Ihr Unternehmen fällt nicht hierunter? Also für Sie kein Thema?
Sollten Sie als Zulieferer für ein Unternehmen tätig sein, welches unter die o.g. Punkte fällt, werden Sie voraussichtlich zur Abgabe entsprechender Selbstauskünfte und zur regelmäßigen Übermittlung von Informationen aufgefordert. Werden Sie proaktiv tätig und nehmen Sie die Umsetzung selbst in die Hand!
Sehen Sie die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens als Möglichkeit, nicht bloß die Kontrollen und Prüfungen „von oben“ durch Ihre direkt vom LkSG betroffenen Vertragspartner dulden zu müssen. Sie können durch die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens eigeninitiativ tätig werden und gegenüber Ihren Vertragspartnern plausibel darlegen, dass Sie sich mit potenziellen Risiken beschäftigt haben und die geforderten Standards einhalten werden.
Bei wesentlichen Verstößen: Bußgeldrahmen von bis zu 8 Millionen Euro oder bis zu 2 Prozent des Jahresumsatzes (umsatzbezogener Bußgeldrahmen gilt nur für Unternehmen mit mehr als 400 Millionen Euro Jahresumsatz)
Reputationsschäden
Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge – abhängig von der Höhe des verhängten Bußgeldes
Abbruch von Geschäftsbeziehungen