Ist ein Hinweisgebersystem für den Datenschutz vorgeschrieben?
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreiben die Einrichtung eines Hinweisgebersystems nicht vor. Gleichwohl gibt es gerade im Bereich des Datenschutzes vielfältige Einsatzgebiete mit einem echten Mehrwert zur Vermeidung von Datenschutzverstößen, Bußgeldern oder Schadenersatzansprüchen.
Gern zeigen wir Ihnen nachfolgend auf, wie Sie ein Hinweisgebersystem im Rahmen Ihres Datenschutzmanagements effektiv einsetzen können.
Wofür kann ich das Hinweisgebersystem im Datenschutz einsetzen?
Ein Hinweisgebersystem kann intern eingesetzt werden, um den datenschutzrechtlichen Dokumentations- und Meldepflichten gerecht zu werden. Sie können so über einen Kanal neue Verarbeitungen, geplante Zusammenarbeiten mit einem Dienstleister (Auftragsverarbeitungsvereinbarungen oder gemeinsame Verantwortlichkeit), geltend gemachte Betroffenenrechte aber auch Datenschutzvorfälle melden. Ebenfalls können so einfach und niedrigschwellig Hinweise und Ideen, aber auch Rückfragen an den Datenschutzbeauftragten gestellt werden, ohne dass beim Meldenden ggf. persönliche oder fachliche Hemmschwellen der Rückfrage im Wege stehen.
Extern bietet sich die Implementierung eines Hinweisgebersystems an, um Betroffenenanfragen, wie Auskunftsersuchen oder Löschwünsche, ohne Zeitverzug bearbeiten zu können. Grundsätzlich gilt für Betroffenenanfragen eine Erledigungsfrist von einem Monat. Diese läuft jedoch schneller ab als gedacht, wenn die Anfrage z.B. erst durch verschiedene Abteilungen laufen muss, bevor sie bei dem richtigen Ansprechpartner landet. Diese Gefahr wird durch den Einsatz eines Hinweisgebersystems deutlich reduziert.
Kurzer Exkurs: Sie möchten wissen, wie Sie mit einem Datenauskunftsanspruch umgehen sollen? Hier gelangen Sie zum Beitrag! >
Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz eines Hinweisgebersystems?
Meldung von Datenschutzvorfällen:
Datenschutzvorfälle sind ärgerlich, können aber passieren. Beispielsweise kann eine falsche E-Mail-Adresse eines Kunden notiert worden sein und die Nachrichten gehen an eine unberechtigte Person oder Sie verlieren Ihr Dienstgerät in der Bahn.
Damit der Schaden möglichst gering ausfällt muss sofort gehandelt werden. Durch den Einsatz des Hinweisgeber-Systems wird ohne Zeitverlust ein schnelles Melden an den Datenschutzbeauftragten ermöglicht. Dadurch kann schneller und effektiver auf den Datenschutzvorfall reagiert werden. Zusätzlich werden nicht mehr Mitarbeiter als notwendig mit dem Vorgang befasst. Eine Meldung erfolgt unkompliziert und ohne Zeitverlust und kann von jedem Mitarbeiter vorgenommen werden. Im besten Fall von demjenigen, der den Datenschutzvorfall verursacht oder entdeckt hat.
Durch ein solches Vorgehen stellen Sie auch sicher, dass die gesetzliche 72-Stunden-Frist nach Bekanntwerden des Datenschutzverstoßes eingehalten wird. Gemäß den Vorgaben der DSGVO ist die verantwortliche Stelle dazu verpflichtet, eine Bewertung eines Datenschutzvorfalls und eventuelle Meldung gegenüber der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden vorgenommen zu haben. Das Versäumen der Frist ist bereits bußgeldbewährt und kann so zu teuren Konsequenzen führen.
Geschwindigkeit:
Ein Hinweisgebersystem bietet Ihnen die Möglichkeit, das Themengebiet „Datenschutz“ zu kanalisieren. Die prozessualen Wege sind für Ihre Mitarbeiter eindeutig und es geht keine wertvolle Zeit verloren, um den richtigen Ansprechpartner zu identifizieren. Dies ist besonders bei einem Datenschutzvorfall, bei der die Bewertung der Schwere der Verletzung innerhalb von 72 Stunden erfolgen muss, und den Betroffenenanfragen mit ihrer einmonatigen Bearbeitungsfrist relevant.
Integration in Betriebsabläufe:
Ein Hinweisgebersystem kann sehr schnell und einfach in Ihre bisherigen Betriebsabläufe integriert werden. Sie erhalten von uns ein Merkblatt, welches Sie Ihren Mitarbeitern an die Hand geben können. Zudem sollten Sie dieses Merkblatt intern veröffentlichen. Hierzu bieten sich ein vorhandenes Intranet, das Schwarze Brett, ein Unternehmens-Wiki und weitere Möglichkeiten an. Zusätzlich kann der Implementierungsprozess mit Hilfe von Schulungen der Mitarbeitenden durch die TIGGES DCO vereinfacht werden.
Das Merkblatt beinhaltet die wichtigsten Schritte und – selbstverständlich – den entsprechenden Meldeweg. Die Erfahrung zeigt, dass eine kurze Handreichung erst einmal “den Wind aus den Segeln nimmt” und dem Mitarbeiter ein Gefühl von Sicherheit vermittelt. Gerade bei erkannten Datenschutzverstößen sollte hier nicht unüberlegt gehandelt werden, sondern erst einmal eine Meldung an den Datenschutzbeauftragten erfolgen.
Heißer Draht:
Intern etablieren Sie mit einem Hinweisgebersystem einen “heißen Draht” zu Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser kann schneller und zielgerichteter beraten und ist von Anfang an in die Prozesse eingebunden. Langwierige Verhandlungen mit Datenschutz als „Show-Stopper“ gehören somit zur Vergangenheit an, weil das Datenschutz-Team von Beginn in die Planung eingebunden wurde.
Ebenfalls wird die direkte Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzteam erleichtert.
In welcher Form kann das Hinweisgebersystem implementiert werden?
In welchem Umfang Sie das Hinweisgebersystem sinnvoll einsetzen können und möchten, hängt immer vom jeweiligen Unternehmen und den bereits vorhandenen Strukturen ab. Haben Sie beispielsweise schon Kontaktformulare mit ähnlicher Funktion oder ein Hinweisgebersystem implementiert? Gerne beraten wir Sie, wie Sie diese Tools effizient für den Datenschutz einsetzen können.
Als Schaubild wie der Prozesse der Einbindung eines Hinweisgebersystems aussehen kann, haben wir Ihnen nachfolgende Grafik beigefügt.
Sprechen Sie uns hierzu an und wir finden mit Ihnen gemeinsam heraus, wie ein Hinweisgebersystem sinnvoll für den Datenschutz bei Ihnen eingesetzt werden kann. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
