Datenschutzhinweise zum Einsatz von Microsoft Teams für Video- und Audiokonferenzen

 

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen, Kontakt Datenschutzbeauftragter

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

TIGGES DCO GmbH
Zollhof 8
40221 Düsseldorf
Handelsregister: HRB Nr. 82850, AG Düsseldorf
info@tigges-dco.de
Tel. +49 (0)211 8687-200
Fax +49 (0)211 8687-100
Website: www.tigges-dco.de

Bei Anfragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich gern mit dem Stichwort „Datenschutz TIGGES DCO MS Teams“ an unseren Datenschutzbeauftragten. Bitte richten Sie Ihre Anfrage an info@tigges-dco.de

 

II. Nutzung von MS Teams

1. Nutzung von Software zur Videotelefonie

Videokonferenzsysteme erleichtern uns in einer sich verändernden Arbeitswelt die Kommunikation mit Ihnen. Um effizient mit Ihnen kommunizieren zu können, haben wir uns daher für den Einsatz von Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“) entschieden.  Teams ist Teil von Microsoft Office 365, einer Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert.

Wir sind Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Videokonferenzen steht. Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist Microsoft als Anbieter von Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen. Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Teams auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Teams erbracht.

Die Nutzung ist mit einem Gastzugang möglich. Eine Einladung für einen Gastzugang kann an jede beliebige Adresse gesendet werden. Für die aktive Nutzung des Gastzuganges ist ein Microsoft Konto erforderlich, welches jedoch schnell und unkompliziert eingerichtet ist. Gäste können fast alle Funktionen vollumfänglich nutzen. So können sie zum Beispiel an Team Chats und Meetings teilnehmen und haben Zugriff auf geteilte Daten.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung zielt auf eine Ermöglichung der Teilnahme an einem Online-Meeting mit Videooption oder einer Telefonkonferenz über Teams. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit das zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihnen über Teams erforderlich ist.

3. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Video- oder Audiokonferenzen über Teams verarbeiten wir folgende Daten:

  • Angaben zum Benutzer: Anzeigename, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
  • Technische Daten, die zur Bereitstellung von Teams erforderlich sind, insbesondere IP-Adressen der Teilnehmer, Zeitpunkt der Teilnahme, Nutzungsdauer, Logfiles, Protokolldaten, Geräte- bzw. Hardwareinformationen
  • Inhalte des Onlinemeetings (wenn Sie personenbezogen in Erscheinung treten mit Beiträgen in Wort und / oder Schrift).

Wir verwenden Teams lediglich als Plattform zur Durchführung der Videokonferenzen. Ton- oder Videoaufzeichnungen einer Konferenz werden nicht erstellt. Etwaige Chatinhalte werden nicht protokolliert. Videokonferenzen sind nach dem Stand der Technik gesichert, aber nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Wenn wir das Meeting im Rahmen einer mit Ihnen bestehenden vertraglichen Beziehung durchführen, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Kontext Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Zwecken, die unmittelbar mit unserer geschäftlichen Tätigkeit verbunden sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insoweit darin, funktionale und in der Nutzung verbreitete und marktübliche Tools für Videokonferenzen effektiv zur geschäftlichen Kommunikation einsetzen zu können.

5. Dauer der Speicherung

Nach Beendigung der Nutzung von Microsoft Teams werden Ihre Daten, die während einer Videokonferenz oder einer Sitzung mit geteilten Inhalten (Screen Sharing) entstehen, unmittelbar anschließend gelöscht. Aufzeichnungen, die darüber hinaus aufbewahrt werden, werden ohne Ihre gesonderte, ausdrückliche Einwilligung nicht erstellt.

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Um Ihnen die Funktionen von Teams bereitstellen zu können, übermitteln wir die vorgenannten personenbezogenen Daten an Microsoft. Microsoft verarbeitet die Daten dabei in unserem Auftrag. Wenngleich von unserer Seite keine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des EWR erfolgt, kann es im Zusammenhang mit der Übermittlung an Microsoft sein, dass dabei Daten in Drittstaaten, hier insbesondere die USA, übermittelt werden.

Um auch dort ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen, ist die Microsoft Corporation im EU-US Privacy Shield zertifiziert. In diesem Zusammenhang weisen wir Sie allerdings darauf hin, dass der Europäische Gerichtshof den EU/US-Privacy Shield für ungültig erklärt hat. Transfers von personenbezogenen Daten in die USA, wie sie auch bei einer Nutzung von Teams möglich sind, können damit nicht mehr auf der Grundlage des EU/US Privacy Shield erfolgen. Daher haben wir mit Microsoft eine Vereinbarung gemäß der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen, um weiter ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

Wir können zudem nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Videokonferenzen in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

7. Verarbeitungen durch Microsoft

Microsoft behält sich vor, durch die Nutzung von Teams übermittelte Daten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies kann für Sie als Nutzer der Anwendung Teams ein datenschutzrechtlich relevantes Risiko darstellen, wobei Sie insoweit beachten müssen, dass wir auf die seitens Microsoft erfolgenden systemseitigen Verarbeitungen technischer Informationen und anderweitige Verarbeitungen keinen Einfluss haben und Microsoft diesbezüglich allein datenschutzrechtlich verantwortlich ist.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

III. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  • die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
  • die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
  • die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
  • die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  • alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wir werden die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

  • wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  • Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

  • die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

6. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

IV. Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Dienste oder Serviceleistungen. Bitte schauen Sie deshalb bei Ihrem nächsten Besuch die Datenschutzerklärung erneut an.