Das Oberlandesgericht (OLG) Köln hat am 26.07.2019 ein für die prozessuale Praxis bedeutsames Urteil zur Reichweite des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 der Datenschutzgrundverordnung gefällt (Az. 20 U 75/18) und bestätigt, dass auch Telefon- und Gesprächsnotizen hierunter fallen.

Gegenstand der Klage waren Leistungen aus einer abgeschlossenen Berufsunfähigkeitsversicherung. Der Kläger verlangte aber auch Auskunft über alle seine bei der Versicherung gespeicherten, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die Versicherung hatte bereits Auskunft über die Stammdaten des Klägers erteilt. Streitig war vor dem OLG Köln noch, ob auch die bei dem Versicherungsunternehmen gespeicherten Gesprächsvermerke und Telefonnotizen unter den Auskunftsanspruch fielen. Die Versicherung verwies unter anderem darauf, dass es sich bei intern angefertigten Telefonvermerken um keine personenbezogenen Daten, sondern um Geschäftsgeheimnisse handele, und lehnte den Anspruch ab.

Die Entscheidung

Das OLG Köln gab dem Kläger Recht. Nach Art 15 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) habe jede betroffene Person Anspruch darauf, von der verantwortlichen Stelle zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Der DSGVO liege ein weit gefasstes Datenverständnis zugrunde. Aufgrund der Entwicklungen in der Informationstechnologie mit ihren weitreichenden Verknüpfungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten gebe es keine belanglosen Daten mehr. Soweit in Gesprächsvermerken oder Telefonnotizen Aussagen des Klägers oder über ihn festgehalten seien, handele es sich um personenbezogene Daten. Die Versicherung könne sich nicht darauf berufen, dass ein so weit gefasster Datenbegriff ihre Geschäftsgeheimnisse verletze. Sie sei in Bezug auf Angaben, die der Kläger selbst gegenüber der Versicherung gemacht habe, nicht schutzbedürftig. Diese Angaben könnten daher kein Geschäftsgeheimnis darstellen. Das Gericht ließ auch nicht gelten, dass mit der Verpflichtung, sämtliche Gesprächsvermerke und Telefonnotizen über eine betroffene Person zu ermitteln und zu speichern, ein erheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden sein kann. Wer personenbezogene Daten verarbeite, habe dies im Einklang mit der Rechtsordnung zu organisieren.

Folgen für die Praxis:

Das Urteil des OLG Köln betrifft alle Unternehmen, die personenbezogene Daten speichern. Hierunter fallen nach der Entscheidung des Gerichts auch Gesprächsvermerke und Telefonnotizen, die im Verlauf der Vertragsbeziehung mit dem Kunden angefertigt werden. Das Gericht legt den Auskunftsanspruch nach § 15 DSGVO folglich sehr weit aus. Wirtschaftliche Aspekte bei der Datenverwaltung spielen für das OLG hierbei keine Rolle.

Das Urteil verdeutlicht nochmals, wie wichtig ein gut funktionierendes Datenschutzmanagement im Unternehmen ist, um den strengen Regelungen der DSGVO, insbesondere den Betroffenenrechten, nachzukommen. Dabei ist stets zu beachten, dass unterlassene oder nicht vollständige Auskünfte erhebliche Geldbußen nach sich ziehen können. Es empfiehlt sich daher dringend, frühzeitig alle erforderlichen organisatorischen Maßnahmen zu treffen.

Autor: Matthias Klagge, LL.M.

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